Voor vele zelfstandige ondernemers (zzp’ers) is reizen een onvermijdelijk aspect van hun werk. Sommigen reizen zelfs internationaal, bijvoorbeeld voor klantbezoeken of conferenties. Anderen gaan op een ‘workation’, waarbij werk en vakantie naadloos in elkaar overvloeien. Gelukkig kun je onder bepaalde voorwaarden de kosten die je maakt aftrekken van je belastbare winst.
Aftrekpost voor Reis- en Verblijfkosten: Hoe Werkt Het?
Aftrekposten vormen een manier om je winst uit onderneming te verlagen, wat resulteert in lagere belastingbetalingen. En ja, onder bepaalde omstandigheden kun je kosten voor zakenreizen en workations aftrekken. Voordat we dieper ingaan op de specifieke kosten die wel en niet aftrekbaar zijn, laten we eerst kijken naar drie algemene regels:
Je mag maximaal € 1.500 aan reis- en verblijfkosten aftrekken. Als de reis echter noodzakelijk was voor je werk, geldt dit maximum niet. De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse reizen. Maar let op: voor workations gelden extra regels. Je kunt niet alle kosten volledig aftrekken.
Drempelbedrag en 80/20-regeling
Niet alle kosten die je tijdens zakenreizen of workations maakt, zijn volledig aftrekbaar. De overheid beschouwt deze kosten als ‘gemengde kosten’, wat betekent dat ze zowel zakelijk als persoonlijk van aard zijn. Om deze kosten te kunnen aftrekken, moet je een drempelbedrag overschrijden.
In 2022 lag dit drempelbedrag op € 4.800 (het bedrag voor 2023 is nog niet bekend). Maar zzp’ers kunnen bij hun belastingaangifte ook kiezen voor de 80/20-regeling. Hierbij vervalt het drempelbedrag en mag je 80% van de kosten aftrekken. Voor de meeste zzp’ers is deze regeling voordeliger, tenzij je meer dan € 20.000 aan reis- en verblijfkosten maakt.
Welke Buitenlandse Reis- en Verblijfkosten Kun je Als Zzp’er Aftrekken?
Tijdens je reis kun je niet alle kosten volledig aan je onderneming toewijzen. Hier zijn de regels:
Aftrekbaar: Kosten voor openbaar vervoer, taxi en vliegtuig
Als je gebruikmaakt van trein, bus, tram, Uber, taxi of vliegtuig, kun je deze kosten altijd voor 100% aftrekken bij ‘winst uit onderneming’. Hierbij hoef je geen 80/20-regeling toe te passen. Het is echter belangrijk om bonnetjes en tickets te bewaren, aangezien de Belastingdienst dit kan controleren.
Aftrekbaar: Kosten voor hotel, zakendiners, maaltijden, borrels en congressen
Deze kosten kun je voor 80% aftrekken. De Belastingdienst noemt dit ‘representatiekosten’. Ze zijn beperkt aftrekbaar, waarbij 20% voor eigen rekening komt. Hoewel de definitie van representatiekosten niet heel specifiek is, bestaat er wel een lijst met kosten die je voor 80% mag aftrekken. Hieronder vallen onder andere: Zakendiners en -lunches, inclusief fooi Borrels, inclusief alcohol.
Kosten voor toegang tot congressen, seminars en symposia Jouw verblijf, inclusief excursies en studiereizen Zoals eerder vermeld, kun je maximaal € 1.500 per kalenderjaar aan reis- en verblijfkosten aftrekken, waarbij 20% voor eigen rekening is.
Aftrekbaar: Kosten voor eigen of gehuurd vervoer
Als je dichter bij huis blijft, kun je ervoor kiezen om met je eigen auto te reizen. Als je geen eigen auto hebt, kun je er ook een huren. Het maakt niet uit of dit in Nederland of in het buitenland is. Voor 2023 kun je € 0,21 per gereden zakelijke kilometer van je opbrengst aftrekken. Hierbij hoef je geen 80/20-regeling toe te passen.
Als je een auto huurt, kun je de volledige autohuur aftrekken als de btw op de factuur vermeld staat en je de auto uitsluitend zakelijk gebruikt.
Niet aftrekbaar: Onder andere verkeersboetes, vaartuigen voor representatieve doeleinden, kleding en verzorging
Tijdens je reis zijn er vele kosten die niet aftrekbaar zijn. Denk aan verkeersboetes. Ook kosten voor kappersbezoek, kledingaankopen of een luxe lunch op een jacht kun je niet aftrekken.
Zijn de Kosten van een Workation Aftrekbaar?
Workations zijn enorm geliefd bij zzp’ers. Of de combinatie van werk en vakantie echter als een zakelijke reis wordt beschouwd, met alle eerder genoemde fiscale voordelen, ligt in handen van de Belastingdienst. Het is nog enigszins een grijs gebied, maar één voorwaarde staat vast: minstens 50% van je reis moet zakelijk zijn. Met slechts één dag werken en vier dagen strandliggen kun je dus niet op fiscaal voordeel rekenen.
Zo Voorkom Je Gedoe met de Belastingdienst
Het is cruciaal dat je te allen tijde het zakelijke karakter van je reis kunt aantonen, aangezien de Belastingdienst dit kan controleren. Dit bewijs kun je leveren aan de hand van bonnetjes en correspondentie over je zakenreis. Ook e-mails met opdrachtgevers en je eigen werkagenda kunnen van dienst zijn.”
